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Les petits-déjeuners du PFE

Mise à jour 06.05.21

Présentations courtes d’experts pour partager leurs expertises ou leurs expériences sur un sujet.

 

Concept :

Créer un événement récurrent pour donner aux membres du PFE la possibilité d’échanger entre eux dans un contexte autre que celui des groupes de travail ou des événements internationaux.

Les « petits-déjeuners du PFE » seront un RDV entre membres du PFE, un moment d’échange qui leur permettra de partager leurs expertises et leurs retours d’expériences, de valoriser des solutions, de réseauter, de faire vivre la communauté de membres du PFE etc..

Objectifs :

  • Offrir aux membres du PFE un créneau pour qu’ils puissent se voir, se rencontrer, se retrouver, échanger sur le thème du jour.
  • Partager et valoriser des initiatives des membres du PFE.
  • Favoriser la rencontre entre les membres du PFE dans un contexte autre que les réunions de groupe de travail et de gouvernance.
  • Inspirer de potentielles synergies entre les membres du PFE des différents groupes de travail.

Evénement :

A distance (ZOOM) dans un premier temps, avec la possibilité de le transformer en RDV physique, autour d’un café, lorsque cela sera possible.

Fréquence : tous les mois.

Créneau : chaque dernier mardi du mois à 8h45.

Format : 2 présentations de 30 minutes.

Intervenants : membres du PFE et de ses groupes de travail (GT).

Public : le format sera flexible : ouvert ou privé. Les « petits-déjeuners » pourront être ouverts au grand public, selon le choix des intervenants, exprimé en amont.

Format :

  • Durée: 1h.
  • Nombre d’interventions par session : 2 x 30min.
  • Format d’une intervention : 15 min de présentation d’un sujet + 15 min de Q&A.
  • Langue : Français.
  • Plateforme pour le format à distance : en ligne sur Zoom.
  • Participation : inscription gratuite mais obligatoire (avec lien de diffusion individuel envoyé par mail).

Programmation :

Les membres enverront  leurs propositions au Secrétariat du PFE qui définira un planning à l’avance (sur les 6 mois à venir). Cela permettra à tout le monde d’intégrer ce rendez-vous régulier.

Appel à propositions : 

  • Comment : Inscription via un court formulaire en ligne.
  • Info requises : nom de la personne, fonction, nom de la présentation, description de la présentation (500 mots max), tag thématiques (ODD, urgence, climat, Biodiversité & SfN,…).

Sélection des interventions et création d’un calendrier de 6 mois d’interventions

  • Par le secrétariat du PFE (en réunion d’équipe).
  • Tous les 3 mois ⇒ pour “renflouer” continuellement le calendrier à 6 mois.

Le choix des possibles sujets à traiter sera fait selon des critères de sélection.

  • Critères indispensables :
    • Les intervenants doivent être des membres du PFE pour les premiers petits déjeuners afin d’entériner le format. Cela pourra être élargi par la suite aux participants aux GT non membres du PFE.
    • Les interventions doivent être en lien avec les thématiques du PFE (5 thèmes principaux en priorité).
    • Les interventions doivent partager une expertise / expérience particulière qui peut intéresser un assez grand nombre de membres du PFE. Ex : accès aux financements verts, point sur une directive européenne, Retex terrain cyclone Mozambique, Grande muraille verte…
    • Le format devrait être assez simple, suffisamment ciblé sans être trop technique.
  • Critères souhaitables :
    • Trouver un équilibre entre les collèges et les thématiques abordées.
    • Promouvoir les croisements et les interactions thématiques entre les différents GT : idéalement, casser les silos entre GT lors d’un même petit déjeuner en sélectionnant 2 thématiques qui se croisent ou différents secteurs qui se rejoignent pour faciliter les échanges inter-GT dans un format interactif. Exemple : La WASH et les Solutions fondées sur la Nature.
  •  Points de vigilance :
    • Démarches à but trop commercial, faisant la promotion d’un produit spécifique.
    • Sujets trop techniques qui pourraient se prêter davantage à un format webinaire. Rappel : le format « petits-déjeuners » est un moment d’échange, de convivialité, de synergies.  
    • Contraintes financières, techniques et en termes d’organisation : veiller à ce que le format ne soit pas trop lourd.

Éléments demandés pour les interventions sélectionnées :

  • Courte biographie et photo des intervenants.
  • Éléments de la présentation : PPT, photos, vidéos, …
  • Logo de l’organisme (format .ai ou .png).
  • Comptes twitter et LinkedIn de la structure et des intervenants.

Inscriptions des participants :

Lancement :

  • Pour annoncer l’initiative, diffuser le formulaire et démarrer les inscriptions, le PFE lancera un Appel à participation 2 à 3 semaines avant le premier « petit-déjeuner »,  via une campagne :
    • à la liste des membres du PFE.
    • dans la prochaine newsletter du PFE.
    • sur les réseaux sociaux.
    • l’annonce sera faite également dans les GT.
  • Le formulaire sera affiché sur la page d’accueil du PFE et partagé sur les réseaux sociaux et par mailing. Il sera inclus dans chacune des newsletters du PFE.

Dissémination :

  • Avant chaque « petit-déjeuner » :
    • Mise à jour tous les 3 mois du Calendrier des interventions pour les 6 prochains mois et communication ponctuelle.
    • Campagne de communication pour générer des inscriptions du public avec les éléments suivants :
      • Invitation avec le lien d’inscriptions et les sujets de présentation du mois.
      • Brève présentation des interventions du mois.
    • Diffusion de la campagne d’inscriptions via :
      • Les médias sociaux + à la Une sur le site internet du PFE.
      • Invitations ciblées par mail en fonction des interventions.
      • Envoi à des partenaires ciblés pour diffusion dans leurs réseaux (visuel, invitation, lien d’inscription) : intervenants et autres partenaires potentiels.
      • Les Newsletters du PFE.

Communication :

  • Après chaque « petit-déjeuner » :
    • Pour les événements ouverts uniquement aux membres du PFE :
      • Mise en ligne des enregistrements sur la chaine You Tube du PFE en mode privé : ils seront visibles uniquement par les personnes ayant reçu le lien.
      • Mise à disposition des partenaires des enregistrements et des codes d’intégration des vidéos (en mode privé).
    • Pour les événements ouverts au grand public :
      • Mise en ligne des enregistrements sur la chaine YouTube du PFE en mode public.
      • Mise à disposition des enregistrements et des codes d’intégration des vidéos.  
      • Diffusion sur les réseaux sociaux du lien de la vidéo sur la chaine YouTube du PFE.

Livrables :

  • Un modèle de présentation PPT formaté par le PFE pour avoir une cohérence et unité graphique, facilement identifiable.
  • Un visuel « Les petits-déjeuners du PFE » avec les sujets du mois, pour diffusion sur les réseaux sociaux : un visuel générique avec l’intitulé de l’événement (Les petits-déjeuners du PFE), le logo PFE, le lien d’inscription, un # ou une phrase pitch (puis rajouter à chaque fois : le titre du sujet (selon le programme), les logos des structures intervenantes, les organismes, la date & l’heure).
  • Programme : créer un modèle puis remplir à chaque fois avec les nouveaux éléments.
  • Un “Manuel” pour aider les intervenants à préparer leur présentations et pour faciliter leur prise de parole sur ZOOM : détails techniques pour la connexion, comment tester leur matériel, quoi faire en cas de problème de son (numéros à appeler pour intervenir par téléphone), autres détails techniques (prévoir alimentation, faire les MAJ des ordis la veille, se mettre derrière un fond uni, vérifier le nom qui s’affiche sur la connexion Zoom, expliquer le partage d’écran etc.).